Bei der Abgabe von Nachlässen werden viele Fragen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen berührt. Dazu gehören Vertragsrecht, Urheberrecht, Persönlichkeitsrecht, Verwertungs- und Nutzungsrecht. Wir können und dürfen hier nur einige Punkte allgemein ansprechen. Deshalb kann es bisweilen hilfreich sein, sogar eine anwaltliche Beratung aufzusuchen.
Wenn Sie Ihren späteren Nachlass einer Sammlung überlassen möchten, sollte Ihr Willen testamentarisch als schriftliche Verfügung vorliegen. Dies betrifft insbesondere Wertsachen.
Außerdem sollten Sie festlegen, in welcher Form Sie der aufnehmenden Stelle die Materialien zur Verfügung stellen; etwa als Schenkung, Leihgabe, Kauf oder Stiftung. Diese Entscheidung betrifft wiederum die Benutzungsbedingungen.
Wenn Sie den Nachlass eines Verstorbenen Weggeben möchten, müssen die erbrechtlichen Fragen geklärt sein.
Bei einem Vorlass – einer Überlassung bereits zu Lebzeiten – können Sie Konditionen mit der aufnehmenden Stelle direkt absprechen und in einem Überlassungsvertrag schriftlich niederlegen.
Wenn Sie sich entscheiden, Materialien als Vor- oder Nachlass in eine Sammelstätte zu geben, können Sie in Absprache mit der aufnehmenden Stelle einige Konditionen festlegen – insbesondere den Kreis der Nutzer_innen sowie Sperrfristen.
Sollte nichts festgelegt sein, gelten die allgemeinen Benutzungsbedingungen des jeweiligen Archivs sowie in jedem Fall die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweiligen Fassung http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/
Zu den für Ihre Materialien (z.B. Werke, Briefe, Lebensdokumente) festlegbaren Benutzungsbedingungen gehören beispielsweise
- ab wann die Materialien genutzt werden dürfen (z.B. nach 10 oder 50 Jahren),
- wem die Materialien zur Verfügung gestellt werden (z.B. nur zu wissenschaftlichen Zwecken),
- für welche Materialien besondere Schutzfristen gelten sollen ( z. B. für Arztunterlagen, Nacktaufnahmen oder Briefwechsel) und
- ob Materialien aus Ihrem Nachlass verliehen werden dürfen.
Gesetzlich festgeschrieben sind die Persönlichkeitsrechte Dritter (z. B. in Briefwechsel, Tagebüchern oder auf Privatfotos). Diese müssen in jedem Fall gewahrt bleiben und können von Ihnen nicht verhandelt werden.