Eine Sammelstelle muss für Ihre Materialien zunächst den benötigten Raum kalkulieren. Daher sollten Sie einen groben Überblick über den Umfang des Nachlasses haben und ihn der aufnehmenden Stelle beschreiben können. Bevor Sie Material in ein Archiv oder in eine Sammlung geben, sollten Sie Menge und Beschaffenheit möglichst konkret beschreiben:
- Wie viel Volumen ist es insgesamt? (Anhaltspunkt: In wie viele Umzugskartons passt das thematisch relevante Material?)
- Gibt es sperrige oder sehr schwere Lasten?
- Befinden sich Glas oder andere zerbrechliche Dinge im Nachlass?
Viele Archive in Deutschland verwenden für die Erschließung die „Regeln für die Erschließung von Nachlässen und Autographen“ (RNA). Für die Erschließung muss der Nachlass Stück für Stück und Blatt für Blatt durchgeschaut, geordnet, systematisiert und mit Signaturen versehen werden.
Dies übernimmt das Archiv – eine eingehende Erschließung und Aufbereitung brauchen Sie daher nicht zu leisten.
Wie ein aufbereiteter und gelisteter Nachlass beispielsweise aussieht, können Sie im „Findbuch“ des Nachlasses von Andreas Meyer-Hanno exemplarisch anschauen. Wir danken dem Schwulen Museum Berlin für die Bereitstellung.
Auch wenn Sie selbst keine „richtige“ Listung machen müssen, ist es hilfreich, das Material vorzubereiten:
In jedem Fall sollten Sie eine grobe Zuordnungen treffen, zum Beispiel
- Zusammengehöriges (Fotos, Schriftstücke u. ä.) thematisch sortieren
- Ordner kennzeichnen
- Papiere ungeknickt aufbewahren und Metall (z.B. Büroklammern) entfernen („entgräten“)
- Fotos auf der Rückseite mit Bleistift beschriften (wer, wann, wo) und in eine Hülle stecken